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SAFIRE : La création d'une application web pour la Fonction Publique

Nous sommes réunis avec Alex, Directeur de WS Interactive, Séverine, Chef de Projets chez WS Interactive et Bruno, Chargé d'études à  la DGAFP à Paris, afin de parler de notre collaboration pour le projet SAFIRE et plus particulièrement des étapes à suivre dans le cadre d'un développement web pour un Organisme public.  

SAFIRE : La création d'une application web pour la Fonction Publique

Trang : Je commence avec toi Alex, peux-tu m'expliquer le projet ?

Alex : C'est une application sur le cloud permettant à toutes les régions en France de créer des formations disponibles pour des agents publics, avec des outils pour gérer les inscriptions (envoyer les avis d'inscriptions, les attestations de présence et d'autres fonctionnalités pour faciliter leur gestion). Le système intègre un workflow pour les différents niveaux comme le "conseiller en formation" ou le "supérieur hiérarchique".

 

T. Et quels sont les objectifs ?

A. L'objectif était de mettre en place,  un outil de gestion des formations, commun à l'ensemble des employeurs de l'Etat,  avec un reporting national permettant de  suivre les actions et budgets alloués aux formations publiques. Un autre objectif était d'assurer une gestion du dispositif au niveau régional afin de faciliter le travail des conseillers en formation et des services organisateurs locaux.

 

T. En 20 ans d'expérience, tu as travaillé avec des clients du secteur institutionnel et privé. En prenant cette application web en exemple, qu'est-ce qui est nécessaire pour répondre aux besoins d'un client institutionnel ?

A. Pour commencer, un appel d'offre public est lancé pour donner le cadre de travail. C'est-à-dire les institutions publiques viennent vers les prestataires par des publications légales pour exprimer leurs besoins via un appel d'offre. Ce n'est pas toujours le cas dans le secteur privé. Aussi, la façon dont nous abordons le projet avec un client institutionnel est également différente dans le sens où la relation entre les prestataires et les institutions est très procédurale et s'établit dans le cadre des marchés publics. Elle nécessite beaucoupde formalisation et de respect de  procédures. Dans le secteur institutionnel, le cadre est donc relativement strict.

Je rajoute que dans le domaine digital, la durée du contrat est habituellement entre 3 et 5 ans. Après cette période, la procédure d'appel d'offre pourra être renouvelée et sera à nouveau ouverte pour les autres prestataires. Donc la compétition est toujours là.

 

T. Alors comment se prépare-on ?

A. Tout d'abord, il faut bien formaliser la réponse à l'appel d'offre car l'examen des candidatures se fait sur dossier. Tout doit être bien documenté et présenté de manière exhaustive dans notre réponse et l'estimation du travail à réaliser doit être très précise.

 

T. OK. Séverine, peux-tu me dire en tant que Chef de Projets ce que vous devez faire en termes de méthodologie pendant la période de réalisation ?

Séverine : Une fois que l'appel d'offre est signé, on a un engagement précis pour réaliser le projet en termes de fonctionnalités et de planning. On remarque qu'il y a beaucoup de gestion de projet. C'est-à-dire qu'il y a plus d'accompagnement pour vérifier et tester chaque ligne du cahier des charges que dans le secteur privé. Par conséquent, parfois, nous avons besoin de plus de temps afin que le projet se déroule correctement.

Une autre grande différence entre les deux secteurs est qu'il existe une marche à blanc pendant laquelle l'institution teste notre travail avant que le site soit en ligne. On le voit aussi avec des grands comptes mais pas forcément chez les PME. Cette période peut durer 1 à 2 mois dans le secteur institutionnel tandis qu'avec les entreprises privées, cette période peut durer seulement 1 ou 2 semaines. Cela dépendra bien entendu de la complexité du projet.

Après, toutes les solutions doivent être documentées et formalisées et les factures seront émises après livraison. 

 

T. Et quelle est la meilleure pratique pour cette phase ?

S. La maîtrise de la gestion de projet joue un rôle crucial dans cette phase. Dans le secteur privé, il est normal d'avoir un échange direct entre les développeurs de chez nous et les clients. Dans le secteur institutionnel, en raison du rôle spécifique de chaque personne, on doit limiter les interlocuteurs et échanger avec des personnes pouvant supporter la complexité des méthodologies en gestion de projets. 

 

T. Alex, qu'est-ce qui est requis en termes de services après livraison ?

A. Pour une application de ce genre, nous fournissons une maintenance qui s'appelle TMA (Tierce Maintenance Applicatif) qui garantit que l'application fonctionne bien à tout moment.

Nous hébergeons également le site et nous assurons qu'il soit accessible en permanence.

Aussi, la chose la plus importante pour une application sur le cloud est une interface de gestion facile pour les utilisateurs du back office. Pour la fonction publique qui gère SAFIRE, ce n'est pas leur métier quotidien. Il y a donc besoin d'une certaine assistance : ils se tournent vers nous pour les accompagner dans la maintenance de l'outil ou simplement pour de l'aide. Et c'est notre travail de mettre en place les ressources nécessaires.

 

T. Comment sont gérées les demandes d'évolutions ?

A. Une fois le projet livré, nous arrivons à des phases évolutives, qui peuvent avoir lieu ou non. Pour SAFIRE, il y a eu trois versions d'évolution et à chaque fois, nous recommençons avec le processus d'appel d'offre et d'un cahier des charges. Souvent dans le domaine public, on peut avoir un marché qui prévoit un certain nombre d'évolutions en fonction du budget définie. C'est un processus très règlementé.

 

T. Je me tourne vers vous Bruno, qui êtes Chargé d'Études au bureau de la formation professionnelle tout au long de la vie à la Direction Générale de l'Administration et de la Fonction Publique (DGAFP). Bruno, merci d'être avec nous. Pouvez-vous nous expliquer quelles sont les contraintes existantes pour la mise en œuvre d'une application web au sein d'un organisme public ?

Bruno : La première contrainte est que le site web doit être accessible pour toutes les parties impliquées. Je vais vous donner un aperçu de SAFIRE : c'est un service  commun à l'ensemble des services déconcentrés des ministères de la Fonction Publique de l'État. Donc, déjà se pose une question de compatibilité informatique parce-que tous les ministères n'ont pas le même système informatique. Par exemple, à la DGAFP, nous sommes sur un système Microsoft alors que d'autres travaillent sur des solutions open source.

Ensuite, il faut tenir compte des applications métier. Elles sont propres à chaque ministère et peuvent ne pas être compatibles  avec le service web proposé.

Se pose de plus la question du niveau de sécurité déployé. C'est un point extrêmement important parce-que tous les ministères n'ont pas le même niveau de sécurité, l'accès au web peut être filtré, voire interdit.

Un autre point concerne l'utilisation des navigateurs web : par exemple, nous avons eu un problème sur SAFIRE lorsque nous avons fait des modifications pour l'administration centrale.  SAFIRE fonctionnait bien sur Mozilla Firefox mais il ne fonctionnait pas avec Internet Explorer. Pourquoi ? Parce que nous utilisons une version assez ancienne d'Internet Explorer alors que WS Interactive a fait les mises à jour sur une version récente du navigateur. Donc, il faut prendre en compte le niveau d'équipement en informatique des employeurs publics et prévoir des solutions compatibles avec des matériels parfois un peu anciens.

En dernier lieu je souhaite appeler votre attention sur la question de l'accessibilité des sites aux personnes handicapées. Cette accessibilité est devenue une norme dans la fonction publique et tous les employeurs la prennent en compte aujourd'hui lors de la création de nouveaux sites.

 

T. En tant qu'agence, que devons-nous faire pour mieux répondre aux besoins d'une institution gouvernementale ?

B. Je vous conseille de vous renseigner sur l'institution : connaître sa structuration par exemple. Couvre-t-elle l'ensemble du territoire comme un ministère ou est-ce une structure unique comme un établissement public, sur un ou plusieurs sites ?
Il est  utile également de connaître son organisation et ses missions pour déterminer quels peuvent-être vos points de contact et le ou les projets que vous pourriez proposer

De façon générale, je vous invite à aller visiter le site web de l'institution, c'est la manière la plus simple de faire sa connaissance.

T. Merci à vous tous pour votre temps.

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