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IADS - L'histoire de transformation digitale

Nous sommes fiers de nous être lancés à Toulouse mais depuis quelques années, nous nous sommes également installés à Paris. Une opportunité s’est présentée à nous le jour où l’International Association of Department Stores (IADS) nous a demandé de faire évoluer leur extranet sécurisé dédié à leurs membres. Première association de vente au détail pour les grands magasins internationaux. Ils travaillent avec des grands noms tels que les Galeries Lafayette.

Nous voulions que ce projet soit une première grande référence pour notre équipe parisienne. Nous avons donc accepté ce challenge et peu après le commencement du projet nous nous sommes rendu compte que ce n'était pas seulement un site web que nous allions créer, mais plutôt une transformation numérique complète.

L’extrait de la conversation suivante avec Alex, Directeur de l’agence WS Interactive et principal consultant du projet, nous mèneront à travers le processus de transformation digitale d’IADS.

IADS - L'histoire de transformation digitale

Trang : Salut Alex, peux-tu me résumer rapidement le projet ?

Alex : Salut Trang, l’ancien site web d'IADS a été créé en 2002 et il n'était ni convivial, ni utile pour les utilisateurs finaux et les administrateurs. IADS fournit à ses membres une connaissance approfondie de l'industrie de la vente au détail et couvre un large éventail de problématiques recensées, ce qui en fait une base de données importante. Notre mission est de rendre cette base de connaissances accessible aux utilisateurs et facilement administrable pour les éditeurs.

 

T. Que veux-tu dire en disant que c’est une base de données importante ?

A. Je veux dire qu'il y a beaucoup d'informations à traiter et à classer. IADS couvre les activités clés de la vente au détail : marketing, management, organisation, coûts de distribution, statistiques et expérience, les questions économiques et techniques. Appelle-le comme tu veux. C'est comme un «one stop shop» pour les pratiques du secteur.

 

T. Pourquoi dis-tu que l'ancien site web était obsolète ?

A. Parce que le contenu était au format PDF, ce qui limitait la fonction de recherche pour les utilisateurs. Les profils de clients ont été également séparés et l’accès au contenu était diffusé selon leur fonction (opérations ou marchandise). Par exemple, si vous étiez un Directeur des « Vêtements pour Hommes » et que vous souhaitiez accéder à des données pour recourir à un recrutement, l'information pourrait ne pas être disponible parce qu'elle était stockée dans une autre section. Si vous étiez administrateur, vous pouviez trouver incommode d'organiser le contenu dans plusieurs sections sans l'aide d'une bonne fonction de recherche. C'était donc une grosse base de données fonctionnant sur une architecture d'information inefficace.

 

T. Qu’as-tu voulu faire pour y remédier ?

A. Il y a deux objectifs principaux que nous voulions atteindre dans ce projet. Tout d'abord, nous avons voulu mettre en place une nouvelle architecture de l'information pour aider les utilisateurs à naviguer parmi les informations complexes et les guider vers le contenu qu'ils souhaitent de la manière la plus simple. Ensuite, nous avons voulu donner un nouvel outil de travail aux rédacteurs d'IADS afin qu'ils puissent organiser et publier le contenu sans tracas. Nous voulions nous assurer que tous les utilisateurs aient la meilleure expérience avec le site web.

 

T. Qu'avez-vous fait précisément ?

A. Nous avons mis en place un outil de recherche personnalisé pour que tout soit trouvé selon des mots-clés spécifiques grâce à notre CMS Automne. C'est le genre de projet où Automne est performant parce qu'il fonctionne bien avec une grande base de données ainsi qu’avec beaucoup de contenus à filtrer et à personnaliser. Il fournit une fonction de recherche fiable et l'accès au contenu peut être facilement restreint avec des droits de groupe et d'utilisateur. Nous pouvons également donner différents niveaux d'accès à différentes adresses IP et les utilisateurs peuvent également commenter et interagir sur le site web. Nous voulons que le contenu soit entièrement sécurisé mais toujours partageable entre les membres.

 

T. Qu'en est-il du design ?

A. En ce qui concerne le design, nous avons décidé de construire ce site web comme une expérience visuelle car il s'intègre dans le secteur de la vente au détail qui peut être fortement influencé par l'image. Bien qu'ils soient visuels, les groupes de contenu sont conçus en utilisant des codes de couleur différents, ce qui permet à l'utilisateur de se repérer clairement.

 

T. Où est-ce que l’on se rend compte de cette fameuse transformation digitale ?

A. Je dirais qu’elle intervient dans la façon dont l'équipe d'IADS organise son travail et comment les utilisateurs obtiennent des informations. Auparavant, le contenu devait être produit au format PDF, envoyé à l'administrateur et ensuite publié en ligne. Pour faciliter cette tâche, il devait y avoir deux personnes (l'éditeur et le webmaster), le temps de télécharger et de transférer le document PDF, sans compter le temps écoulé en raison des différents fuseaux horaires entre l'éditeur et le webmaster. Maintenant, nous sommes en mesure de le simplifier en une seule tâche pour une seule personne. Les éditeurs peuvent directement publier le contenu sur le site web où et quand ils le souhaitent. Ils sont indépendants pour faire leur travail. Les utilisateurs peuvent maintenant rechercher les informations voulues immédiatement dans le moteur de recherche. Ils peuvent le faire indépendamment de leur fonction. Ils peuvent interagir les uns avec les autres en commentant et en partageant les informations sans quitter la plate-forme. Le site web est devenu un outil de travail dans ce sens.

 

T. Je suppose qu'il y a pu avoir une crainte face au changement. Qu'avez-vous fait pour atténuer le risque ?

A. Le temps et la communication sont les facteurs clés. Personnellement, je ne crois pas aux changements radicaux. J'ai passé du temps avec l'équipe IADS pour comprendre ce qu'ils attendent d'un outil de publication qui les aidera à mieux faire leur travail. Nous avons construit le site autour de leurs besoins. Le plus souvent, les clients connaissent leurs besoins mais ne réussissent pas nécessairement à trouver les bons outils pour satisfaire leurs attentes. Il ne s'agit pas de combien de pages ils pensent qu'ils devraient avoir, il s'agit de ce qu'ils veulent atteindre avec leur site web. Donc, avec IADS, j'ai compris que le site web devait servir d'outil de travail dans lequel le contenu est facile à gérer et à publier. Ils avaient aussi besoin de recevoir des commentaires et avis de leurs lecteurs. L'interface back office d'Automne devait donc être conviviale pour que les utilisateurs puissent être en mesure de commenter le contenu publié. La communication était très claire depuis le début sur un plan de changement progressif. Actuellement, nous sommes dans la phase hybride où les éditeurs peuvent publier leur contenu sous la forme d'une page web personnalisée, mais aussi dans la «vieille méthode» avec des fichiers PDF accessibles directement sur le site.

 

T. Avez-vous offert une formation?

A. Une formation exhaustive était effectuée. Cela a permis aux administrateurs d’avoir le temps et les connaissances pour expérimenter le changement et appliquer la nouvelle façon de publier comme ils le souhaitent. Il pourront aussi choisir le format de contenu préféré. Encore une fois, comme je l'ai déjà mentionné, nous fournissons aux clients la solution la mieux adaptée à la situation, et non la solution que le client préfère. La seule façon de le faire est de mettre en avant l'expérience utilisateur (UX).

 

T. Que pense le client du résultat final ?

A. Je pense qu'ils sont extrêmement satisfaits. Le fait qu'ils publient du contenu plus souvent qu'auparavant, presque tous les jours maintenant, montre que le site web a été utile et qu'ils aiment travailler avec.

 

T. Et quel est leur ressenti sur le fait de travailler avec notre agence ?

A. Bien sûr, ils nous adorent ! ... Je plaisante. Je dirais que c'est un partenariat très collaboratif. Nous nous rencontrons régulièrement pour discuter de l'évolution future du site. Je peux dire qu'il y a un sentiment de confiance qu'ils nous donnent et pour moi, c'est la chose la plus importante. Nous avons fait notre travail.

 

Afin de compléter notre entretien avec Alex, nous avons contacté Armelle, General Manager de IADS et Louise, Webmaster, afin qu’ils nous fassent part de leur expérience avec WS Interactive.

 

Trang : Armelle, pourriez-vous nous raconter votre perspective sur le déroulement du projet avec WS Interactive ?

Armelle : Notre collaboration avec WS Interactive est basée sur la confiance et la compréhension. Notre collaboration est très efficace car elle s'est construite sur une confiance mutuelle tout en étant orientés sur les résultats et ce, malgré les contraintes de temps et de sécurité. L’équipe a toujours pris en compte nos idées et préoccupations. Ils ont bien compris notre métier et notre philosophie avant de créer notre plateforme intranet. En plus, les sessions de travail étaient intéressantes et toujours dans la bonne humeur.

 

Original english version : “Our collaboration with WS interactive was based on trust and empathy. We had a very effective collaboration based on trust and the way we went forward was results-oriented despite time and security constraints. The team always took into account our insights and concerns; they tried to understand our business from our perspective and adapt our intranet platform accordingly. On top of that, the working sessions were pleasant and in a good mood.

 

Trang : Louise, votre sentiment ?

Louise : Travailler avec WS Interactive ressemble plus à un partenariat qu’a une prestation de service. On peut échanger facilement sur le développement du site web, les discussions sont toujours ouvertes. L’équipe nous aide beaucoup en restant cordiale et disponible pour répondre à nos questions ou aux demandes spéciales.

 

Original english version : “Working with WS Interactive is a partnership more than just a service. We can exchange on the development of the website, discussions are always open. The team is very helpful and always keen on answering accurately and rapidly to questions or special requests.

 

Merci Armelle et Louise pour votre agréable contribution.

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